Что такое МФУ?
Самый простой ответ – это аббревиатура труднопроизносимого словосочетания «Многофункциональное устройство», лучшее, что придумано для обозначения аппарата, объединяющего в себе все возможности работы с документами: копирование бумажных документов, передачу цифровых документов с помощью электронных средств коммуникации, а также преобразования между бумажным и цифровым представлением документов, упрощая их совместное использование.
В категорию устройств "все в одном", попадает достаточно широкий спектр продукции. Это и недорогие МФУ на основе струйной печати, и многофункциональные устройства, прообразом которых послужил факс, и высокопроизводительные цифровые копировальные аппараты, оснащенные функциями сетевого сканирования и печати, а также опцией факса.
Преимущества многофункциональных устройств
Низкая цена
Набор из специализированных устройств - копира, принтера, сканера и факса - имеет несколько функциональных узлов, которые дублируют друг друга. Например, каждое из этих лазерных устройств - лазерный факс, принтер и копир - имеет модуль термозакрепления, а копир и сканер - сканирующий механизм. Таким образом, избегая дублирования функциональных механизмов и используя единый корпус, общие блок питания и механизм подачи и вывода материалов, приходим к тому, что итоговое многофункциональное устройство лишь на 10-20% оказывается дороже самого дорогого из этих специализированных устройств, хотя по функциональности потребитель получает четырехкратное преимущество. Более того, успешная организация документооборота во многих фирмах заключается в четком выделении "рабочих групп", каждую из которых обслуживают одна высокопроизводительная многофункциональная система, что проще и, самое главное, дешевле, чем набор из маломощных специализированных устройств.
Надежность
Для меня, как и для многих покупателей, устройство "все в одном" ассоциируется с магниторадиолой: ящиком, в котором были собраны воедино магнитофон, проигрыватель и радиоприемник, частично использующие общие модули (блок питания, усилители). Однако это не так. МФУ меньше всего похоже на механическое соединение в одном корпусе копира, принтера и факса. Дело в том, что уточнение «цифровой» полностью изменило устройство, называемое «копировальным аппаратом». Фактически, неизменным осталось только то, что образ оригинала по-прежнему формируется на фотобарабане и затем переносится на бумажный лист. В аналоговых копирах этот образ создается средствами оптики (ламп, линз и зеркал); этими же средствами производится и редактирование изображения (масштабирование, стирание кромок или частей изображения). Цифровые же машины по существу представляют собой объединенные электронный сканер и лазерный принтер. После сканирования образ оригинала преобразуется в электронный цифровой вид, запоминается, обрабатывается встроенным компьютером и формируется на барабане с помощью лазерного луча.
Такое устройство имеет «от рождения» функции печати и сканирования, расширение функций на все виды электронных коммуникаций – факс, электронная почта, Интернет – достигается программным путем, и предоставление их пользователю – лишь вопрос установки соответствующего интерфейса. Поэтому надежность МФУ равна надежности копировального аппарата, нагрузка которого складывается из суммы скопированных и распечатанных страниц.
Еще одним фактором повышения надежности является обязательное наличие в МФУ дополнительной памяти, позволяющей ограничиться одним сканированием для снятия любого количества копий с одного оригинала (функция SOPM – "Scan Once Print Many" («Одно сканирование – много копий»), делать двусторонние копии и проводить сортировку копий средствами электроники, заменяя дорогие, громоздкие и не всегда надежные механические приспособления.
Компактность
Без проблем найти место на рабочем столе и для принтера, и для сканера, не говоря уже о факс-аппарате, может далеко не каждый. Но это если все перечисленные устройства расставить по отдельности. МФУ успешно решают проблему свободного места, располагаясь в любом месте комнаты и обходясь одним-единственным шнуром питания и сетевым кабелем (для Wi-Fi-сетей все чаще используется беспроводной интерфейс, но пока он является дополнительной опцией).
Низкая стоимость эксплуатации
Пользователю - даже индивидуальному, не говоря уже о корпоративном, - всегда проще иметь дело с одним видом расходных материалов. Необходимость приобретать, а также держать в запасе на случай внезапной остановки, расходные материалы отдельно для копировального аппарата, отдельно для принтера и отдельно для факса, существенно усложняет работу и приводит к излишним затратам как времени, так и денег. Кроме того, следует помнить, что стоимость владения включает в себя не только затраты на приобретение и расходные материалы, но и на их техническое обслуживание. Очевидно, что сервисное обслуживание одного устройства обойдется дешевле, чем обслуживание трех отдельных.
Модульность
Приобретение МФУ может рассматриваться и как более эффективное вложение средств в приобретаемую технику. Например, в сегменте цифровых устройств формата А3, как правило, берется за основу базовая модель копира с необходимым запасом бумаги, а на нее по выбору Заказчика докупаются различные модули - интерфейсные платы принтера и сканера, а также факса. Например, если Заказчик нуждается в копировании и сетевой печати, ему достаточно приобрести плату принтера и сетевую карту. Гибкость в составлении конфигураций позволяет Заказчику создать требуемое решение, а не платить за то, в чем он сейчас не нуждается. По мере роста его задач, например, при появлении потребности в сканировании или коммуникационных приложениях, его возможности могут быть расширены путем покупки соответствующих интерфейсных плат.
Простота в работе
Достаточно взглянуть на панель управления МФУ, чтобы убедиться, что в управлении оно ничуть не сложнее обычного копира или принтера. Инструкция пользователя скорее описывает набор функциональных возможностей, которые значительно повысят продуктивность работы в Вашем офисе. Более того, многие МФУ позволяют одним нажатием кнопки выполнять действия, на которые обычно не способно ни одно отдельное устройство. В качестве примера можно привести функцию передачи документа в электронную почту, когда документ сканируется, конвертируется в электронную форму и отправляется по указанному адресу лишь нажатием двух-трех кнопок.
Огромное количество дополнительных устройств (опций) существенно облегчают труд оператора. Например, автоподачик оригиналов (ADF, DADF) делает процесс копирования многостраничных документов "легкой прогулкой", а для послепечатной обработки документов предусмотрены разделительные лотки для документов, электронные лотки со сдвигом, финишеры, которые сортируют и сшивают копии и распечатки в комплекты, фальцовщики, с помощью которых осуществляется буклетирование и получение готовых брошюр на выходе, дыроколы, сетевые "почтовые ящики" и т.д.
Так как все узлы аппарата произведены одной компанией, это практически снимает вопрос о бесконфликтной работе модулей программного обеспечения. программы. Как правило, устройства снабжаются очень качественным и легким в работе программным обеспечением для управления устройством с персонального компьютера, не считая программных "довесков", например, программ по оптическому распознаванию изображений или факс-утилит.
Перспективы развития рынка МФУ
Современная техника способна решать такое многообразие задач, что при создании системы ИТ в компании (или улучшении существующей) многофункциональные устройства должны фигурировать как основная часть такой системы, направленная на оптимизацию документооборота предприятия. Результатом реализации такого комплексного подхода будет повышение эффективности и организации труда сотрудников, как непосредственно участвующих в процессе документооборота, так и обслуживающих его. Это также позволит сократить офисные затраты и предусмотреть возможный будущий рост организации. Вот только до сих пор большинство потребителей так ясно и не понимает, в чем собственно состоит выигрыш и зачем следует покупать именно цифровое многофункциональное устройство, а не по отдельности - недорогой принтер, аналоговый копир, простенький факс.
Офисные и персональные многофункциональные устройства относятся к достаточно молодому сегменту рынка, и процесс его формирования еще не закончен, что проявляется в несовпадении взглядов компаний на позиционирование и потребительскую ценность изделий. Однако, если раньше многофункциональные устройства "запаздывали" в своем развитии, то сейчас принтеры, сканеры и МФУ, построенные на их основе, выходят практически одновременно. Возможно, в будущем новые решения будут впервые реализовываться именно в многофункциональных аппаратах, и чем больше функций они будут выполнять, тем больший интерес вызовут у потребителей, каждый найдет для себя что-то полезное. Построение цифрового офиса, в котором обращались бы в основном электронные документы, далеко от завершения, более того, растет число сторонников мнения, что эту концепцию вряд ли когда-нибудь удастся полностью реализовать на практике. Пользователям в повседневной работе приходится иметь дело и с бумажными, и с электронными документами. Бумажные привычнее для восприятия, зато представление в электронной форме позволяет легко их изменять и редактировать, вставлять в них фрагменты текста или графические изображения из других материалов, в том числе печатных, выводить на принтер, отсылать по электронной почте или по факсу.